L’épidémie de coronavirus a considérablement modifié les habitudes de travail de nombreuses entreprises. Le télétravail est presque devenu la norme aujourd’hui. Fini les salles de réunions bondées, place aux réunions en ligne ! Le blog d’AuBureau.MesDépanneurs.fr vous livre les secrets d’une réunion à distance réussie.

La préparation de la réunion à distance

Définir le cadre de la réunion

Le grand avantage d’une réunion en ligne est de permettre de réunir de nombreux collaborateurs ne se trouvant pas dans le même lieu. En premier lieu, il convient de définir la date et l’heure de cet événement et d’y inviter les participants souhaités. Faites attention, aux éventuels décalages horaires. Définissez également la durée de la réunion afin de permettre à chacun d’organiser son emploi du temps.

L’objet du rendez-vous doit être clairement défini dans l’invitation que vous enverrez aux participants. Pas de place au flou artistique. Plus l’ordre du jour est clair, et le rôle de chacun défini, plus les débats gagneront en efficacité. Par ailleurs, veillez à bien préparer vos supports en ligne.

Les outils numériques

Il existe de nombreux outils numériques permettant d’effectuer des visioconférences comme WebEx par Cisco, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom ou Skype. N’hésitez pas à consulter notre article consacré à ce sujet.

Avant de se connecter

Enfin, avant tout connexion, il est important de veiller à quelques éléments plus terre à terre :

• Vérifier l’état de votre matériel informatique, spécialement votre webcam et le micro de votre ordinateur.
• Vérifier l’état de votre connexion internet afin d’éviter toute coupure intempestive. 
• Se place dans une pièce au calme afin de ne pas être dérangé par quelques bruits ou activités extérieures.
• Prendre garde à son arrière-plan durant la visioconférence. La plupart des outils de visioconférence permettent de flouter votre arrière-plan.

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Les règles d’une bonne réunion à distance

L’introduction

Commencez votre réunion par introduire le sujet afin de permettre à chaque participant à avoir le même niveau d’information. Annoncez les différents points de votre présentation, son objectif ainsi que le rôle de chacun. Il est également important d’insister sur la durée de la réunion ainsi que les règles à respecter pour sa bonne tenue.

La tenue de la réunion en ligne

En tant qu’organisateur de la réunion, vous devez gérer le temps de parole de chacun. Afin d’obtenir un débat clair et productif, il est nécessaire que chaque participant respecte quelques règles élémentaires et pleines de bon sens. 

• Respecter le temps de parole de chaque participant. Une réunion en ligne peut rapidement se transformer en cacophonie si les participants se coupent la parole.
• Être concis et clair dans ses prises de paroles. En effet, une réunion à rallonge est l’assurance de perdre l’attention de ses collaborateurs.
• Couper son micro quand on ne prend pas la parole pour éviter d'éventuelles nuisances sonores.

Webcam obligatoire ou non ?

C’est à vous de trancher même s’il est difficile d’obliger ses collaborateurs à mettre en marche leur webcam. Certains collaborateurs ne sont pas toujours d’humeur à dévoiler leur visage ou leur sphère personnelle. Toutefois, la webcam présente certains avantages. En effet, les participants ont tendance à moins se couper la parole lorsqu’ils ont une vision concrète de l’orateur.

La conclusion

Voici une bonne pratique. A la fin de chaque réunion en ligne, veillez à laisser du temps pour une période de questions/réponses. C’est le dernier moment de s’assurer qu’il ne reste pas des sujets encore floues pour certains de vos collaborateurs.

Que faire après la réunion à distance

Les réunions en ligne, comme le management en période de travail, nécessite des actions spécifiques pour être efficace. 

Le compte rendu

Afin de conserver une trace écrite de votre réunion, il est important d’en effectuer un compte rendu à chaud. Ce dernier doit contenir les problématiques soulignées, les décisions prises, les résultats ainsi que plan d’action décidé. Ce document sera des plus utiles pour la préparation d’un nouveau point sur le sujet évoqué. Veillez à l’envoyer à l’ensemble des participants.

Le debrief

Tout retour d’expérience est bon à prendre. N’hésitez pas à demander le ressenti de vos collaborateurs tant sur le fond que la forme de la réunion. Cela vous permettra d’améliorer vos futures présentations.

Suivi de la réunion à distance

Afin de s’assurer que le plan d’action décidé est bien en marche, il est conseillé d’en effectuer le suivi de la réunion. Grâce à des outils de gestion de projet comme Trello ou Asana, vous pouvez suivre en direct les actions réalisées par l’ensemble de vos collaborateurs.

Flexibilité ou possibilité de réunir des participants éloignés géographiquement, les réunions en ligne présentent de nombreux avantages. Vous disposez maintenant de tous les éléments pour vous assurer de leur efficacité.