Comment réduire le temps passé sur les tâches administratives

Si la France est le premier pays d'Europe en matière de création d'entreprises, elle présente probablement le système le plus bureaucratique du continent. Pas étonnant que les tâches administratives grignotent autant la gestion de votre temps en entreprise ! L'équipe AuBureau vous livre ses astuces pour gagner du temps.

3 règles d'or pour réduire le temps passé sur les tâches administratives

Vous êtes artisan, commerçant, consultant, développeur web ou architecte indépendant ? Vous considérez la gestion administrative comme l'aspect le plus contraignant de votre travail ? Sachez que de nombreuses possibilités s'offrent à vous pour maîtriser cette contrainte et vous concentrer sur votre cœur de métier.

Gérer son planning et ses priorités

Avant tout, et si cet élément ne constitue pas un remède miracle, intégrer judicieusement vos tâches de gestion administrative dans votre planning vous permet déjà de réaliser de précieuses économies de temps. En tant qu'entrepreneur, votre développement commercial est votre priorité.

2 méthodes pour être plus productif et efficace

soit faire au fur et à mesure (et donc ne jamais reporter au lendemain ce qu'on peut faire le jour même),
soit débloquer une journée à temps plein pour effectuer les formalités bureaucratiques non liées à la pérennité de votre activité : comptabilité, déclarations fiscales...

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Utiliser des logiciels de gestion et tirer parti de la digitalisation

Qu'il s'agisse de vendre, d'acheter ou de déclarer votre chiffre d'affaires, de nombreuses solutions logicielles accessibles vous donnent la possibilité de piloter efficacement votre activité.

Si vous êtes kinésithérapeute ou mandataire pour une agence de voyage par exemple, les plateformes de réservation en ligne enregistrent automatiquement les requêtes des clients.
Dans le cadre de vos actions de prospection, les agendas électroniques rappellent à vos prospects les rendez-vous à venir par e-mail ou MMS.
Avec les plateformes monétiques et les banques en ligne, réglez vos achats par paiement mobile et sans contact.
Chacune de vos transactions peut être tracée dans un tableur Excel, à partir duquel vous pouvez facilement calculer le montant de vos bénéfices et de vos cotisations fiscales à verser.

Disposer de solutions logicielles performantes est d'autant plus rentable si vous savez en tirer la quintessence.

Les portails de l'administration fiscale vous offrent de plus en plus de flexibilité quant au paiement de vos charges.
Privilégiez les déclarations trimestrielles plutôt que mensuelles, afin de rationaliser l'ordonnancement de vos tâches.
Si vous travaillez avec plusieurs collaborateurs, une application Cloud ou un système d'information intégré vous permettent de sauvegarder vos données, d'automatiser vos actions et de gagner un temps considérable sur le long terme.

taches administratives

Déléguer les tâches les plus contraignantes

Comme nous allons voir dans l'étude de cas suivante, la délégation de votre administratif peut vous soulager de toutes vos contraintes et vous permettre de vous épanouir pleinement dans votre travail.

Selon vos compétences et les tâches que vous souhaitez déléguer, vous pouvez faire appel à des cabinets de comptabilité, d'étude de marché, de portage salarial et de bien d'autres entités spécialistes dans des domaines en particulier.
Il existe aussi des agences spécialisées dans la gestion des obligations administratives des entrepreneurs.

Étude de cas : le rédacteur web en auto-entrepreneur ou en SARL

Entrepreneur classé dans la catégorie des professions libérales, le rédacteur web écrit des articles pour des sites marchands, des blogs et toutes sortes d'entreprises. Il peut choisir entre 2 statuts : auto-entrepreneur ou SARL.

Pour s'épargner les démarches de prospection et donc se garder du temps "non facturé" pour ses démarches administratives, il peut s'inscrire sur des plateformes de rédaction web disposant d'ores et déjà d'une base de clients solide.
S'il choisit le statut d'auto-entrepreneur, il est exonéré de TVA et de plusieurs charges fiscales, et donc mécaniquement de toutes les déclarations relatives à leur acquittement. Pour le paiement de ses cotisations sociales (mensuelles ou trimestrielles) et de la Cotisation Foncière des Entreprises (annuelle), il peut rapidement réaliser ses déclarations en ligne en déclarant son chiffre d'affaires périodiques sur le site de l'URSSAF et des Impôts.
S'il choisit le statut de SARL, les obligations administratives sont mécaniquement plus lourdes. Il optimise alors son temps en faisant appel à un cabinet comptable. De même, il fait appel à des prestataires externes lorsque des besoins spécifiques surgissent.

Le secret pour les entrepreneurs est de maximiser la délégation de l'administratif tout en tirant le meilleur parti des outils technologiques. Cela permet de mieux gérer son temps global.

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Sources utilisées :

https://www.mon-autoentreprise.fr/

https://solutions.lesechos.fr/compta-gestion/s/mon-auto-entreprise-logiciel-de-gestion/

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